PENGERTIAN, KARAKTERISTIK, SYARAT, FUNGSI, DAN JENIS ARSIP

PENGERTIAN ARSIP

        Arsip adalah kumpulan dari berbagai dokumen yang harus disimpan dengan rapi sesuai dengan prosedur kearsipan dan memiliki nilai guna hingga dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Warkat/Warqat adalah istilah yang berasal dari bahasa Arab yang berarti Surat.

Menurut :

- KBBI     : Dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus sebagai referensi.

- UUD     : Rekaman kegiatan dalam berbagai media yang dibuat dan diterima oleh Lembaga pemeritahan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

    Ada cara mudah untuk mengingat pengertian arsip yaitu :

A           : Amankan 

R            : Rawat 

S            : Simpan 

I             : Informasi 

P            : Penting 

 Atau dengan melihat gambar berikut. 

Ket :

    Arsip adalah kumpulan warkat/surat yang memiliki nilai guna dan disimpan menggunakan sistem tertentu yang apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

Contoh Arsip :

• Akte Kelahiran
• Ijazah
• Kartu Keluarga
• Kwitansi
• Buku Nikah
• KTP
• Akte tanah
• Dll

KARAKTERISTIK ARSIP

1. Otentik/Asli

    Arsip yang merupakan informasi yang melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; Isi, Struktur, dan Konteks.

2. Unik/Spesial

    Arsip tidak dibuat massal/digandakan yang memiliki kronologi yaitu satu-satunya produk.

3. Legal/Sah

    Arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

4. Reliable/Dapat Dipercaya

    Keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

SYARAT-SYARAT ARSIP

Dalam artikel Materi Manajemen Kearsipan (Lestari, 2014), disebutkan tiga syarat suatu dokumen bisa disebut arsip. Ketiga syarat tersebut adalah sebagai berikut.

• Dokumen tersebut memiliki nilai kegunaan.
• Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan terencana.
• Dokumen tersebut harus dapat ditemukan dengan mudah apabila diperlukan.

FUNGSI ARSIP

1. Untuk mendukung pengawasan
2. Untuk mendukung proses pengambilan keputusan
3. Untuk mendukung proses perencanaan
4. Untuk / sebagai alat pembuktian
5. Untuk / sebagai memori organisasi

JENIS-JENIS ARSIP

    Dalam buku Manajemen Kantor Praktis (Sayuti, 2013), jenis-jenis arsip dikelompokkan menjadi 7 kelompok, yaitu sebagai berikut.

1. Menurut Subjek atau Isi

    Terdiri dari 10 jenis, yaitu:

• ·       Arsip Umum
• ·       Arsip pemerintahan
• ·       Arsip politik
• ·       Arsip keamanan dan ketertiban
• ·       Arsip kesejahteran
• ·       Arsip perekonomian
• ·       Arsip pekerjaan umum dan ketenagaan
• ·       Arsip pengawasan
• ·       Arsip kepegawaian
• ·       Arsip keuangan

2.  Menurut Bentuk dan Wujudnya

    Terdiri dari 4 jenis, yaitu:

• ·       Arsip Tekstual (textual record)
• ·       Arsip Pandangan Dengar
• ·       Arsip Kartografi dan Kearsitekturan
• ·       Arsip Komputer atau Elektronik

3.  Menurut Nilai Gunanya

     Terdiri dari 7 jenis, yaitu: 

          - Nilai Guna Administrasi 

          - Nilai Guna Hukum 

          - Nilai Guna Keuangan

          - Nilai Guna Kebijaksanaan
          - Nilai Guna Pelaksanaan Kegiatan
          - Nilai Guna Sejarah
          - Nilai Guna Penelitian 

4. Menurut Sifat Kegunaannya

    Terdiri dari 4 jenis, yaitu:

- Arsip Esensiaal adalah arsip yang tidak memiliki kepentingan apapun. 
- Arsip yang Diperlukan adalah arsip-arsip yang memiliki nilai kegunaan, tapi masa berlakunya bersifat sementara.
- Arsip Penting adalah arsip yang memiliki nilai hukum, pendidikan, keuangan serta sejarah.
- Arsip Vital adalah arsip yang sifatnya permanen, misalnya akte kelahiran perusahaan.

5. Menurut Frekuensi Penggunaannya
     Terdiri dari 3 jenis, yaitu:

- Arsip Aktif adalah arsip yang sering digunakan dalam keperluan tertentu.
- Arsip Pasif adalah arsip yang jarang digunakanatau hanya digunakan apabila diperlukan.
- Arsip Abadi adalah arsip yang penting dan berlaku untuk selama-lamanya atau seumur organisasinya atau badan sebagai pemiliknya.

6. Menurut Fungsinya
     Terdiri dari 2 jenis, yaitu:

- Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
- Arsip Statis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk merencanakan, menyelenggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

7. Menurut Tempat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
     Terdiri dari 2 jenis, yaitu:
- Arsip Terpusat atau Sentral adalah arsip yang penyimpanan dan pemeliharaannya dipusatkan menjadi satu.
- Arsip Unit atau Tersebar adalah arsip yang penyimpanan dan pemeliharaannya berada dalam unit-unit organisasi.


     Demikian penjelasan dari saya, perlu diingat lagi bahwa Arsip merupakan dokumen yang memiliki nilai guna dan disimpan menggunakan sistem tertentu agar dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Arsip atau Dokumen berbentuk Barang, Kearsipan berbentuk Kegiatan. Tulisan saya ini adalah hasil rangkuman dari buku KEARSIPAN Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program keahlian Admnistrasi XA untuk SMK/MAK Peminatan (C2) bab 4. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan dalam penulisan artikel ini, terimakasih<3

WAWANCARA

Wawancara

1. Pengertian dan Tujuan 

    Dalam buku Penelitian Komunikasi Kualitatif (Pawito, 2007), wawancara merupakan alat penelitian data yang melibatkan manusia sebagai subjek (pelaku) sehubungan dengan gejala atau realitas yang diteliti. Wawancara bertujuan untuk menggali fakta, alasan, dan opiniatas peristiwa yang sedang terjadi dan akan berlangsung dimasa mendatang.

2. Bentuk-Bentuk Wawancara

    Dalam artikel Wawancara (Faisal, 2014), wawancara memiliki 7 bentuk berikut ini.

• Wawancara berita
• Wawancara dengan daftar pertanyaan
• Wawancara dalam telepon
• Wawancara pribadi
• Wawancara dengan banyak orang
• Wawancara dadakan / mendesak
• Wawancara kelompok dengan narasumber

3. Jenis-Jenis Wawancara

    Dalam buku Metode-Metode Riset Kualitatif dalam Public Relations dan Marketing Communications (Christine Daymon dan Immy Holloway, 2008) disebutkan bahwa ada tiga jenis wawancara sebagai berikut.

A.    Wawancara Tidak Terstruktur adalah wawancara yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

• Pertanyaan yang digunakan sangat terbuka.
• Kecepatan wawancara sulit untuk diprediksi.
• Pedoman wawancara seperti penggunaan kata, urutan pertanyaan, dan alur pembicaraan sangat longgar.
• Tujuan wawancara adalah untuk memahami suatu fenomena.

B.    Wawancara Semi Terstruktur adalah wawancara yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

• Pertanyaannya bersifat terbuka tapi tidak melenceng dari tema.
• Kecepatan waktu wawancara dapat terprediksi, fleksibel tapi terkontrol.
• Terdapat pedoman wawancara yang dijadikan patokan dalam alur, urutan, dan penggunaan kata.

C.    Wawancara Terstruktur adalah wawancara yang memiliki ciri-ciri sebagai berikut.

• Daftar pertanyaan dan jawaban telah disediakan.
• Kecepatan wawancara terkendali.
• Wawancara mengikuti pedoman yang telah ditentukan.
• Tujuan wawancara untuk mendapatkan penjelasan mengenai suatu fenomena.

Demikian penjelasan saya mengenai topik Wawancara kali ini. Ini adalah hasil rangkuman saya terhadap buku kearsipan SMK/MAK peminatan (C2) bagian XA. Maaf jika terjadi keslahan dalam penulisan. Terimakasih..

Bahan Dokumentasi, Pengaturan Kliping, dan Pengkodean Dokumen

Bahan Dokumentasi

1. Arkeologis

    Bahan dokumen yang berbentuk arkeologis adalah fosil dan artefak. Fosil adalah sisa-sisa makhluk hidup yang telah menjadi batu. Artefak adalah benda-benda peninggalan masa lampau.

2. Lisan

    Bahan dokumentasi berbentuk lisan adalah wawancara. Wawancara adalah proses komunikasi  sebagai makhluk sosial yang bertujuan untuk menggali fakta, alasan dan opini atas peristwa yang sedang atau dan akan berlangsung dimasa mendatang.

Bentuk-bentuk wawancara :

• Wawancara berita
• Wawancara dengan daftar pertanyaan
• Wawancara dalam telepon
• Wawancara pribadi
• Wawancara dengan banyak orang
• Wawancara dadakan / mendesak
• Wawancara kelompok dengan narasumber

3. Tulisan

    Bahan dokumentasi berbentuk tulisan antara lain sebagai berikut :

1. Autobiografi adalah biografi yang ditulis oleh narasumber itu sendiri.
2. Surat Pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi.
3. Kliping adalah guntingan artikel dari surat kabar, majalah, dan buletin yang dianggap penting untuk didokumentasikan.
4. Catatan Harian adalah catatan yang menceritakan kejadian sehari-hari.
5. Dokumen Pemerintah adalah surat-surat berharga milik pemerintah/swasta.
6. Cerita Roman dan Rakyat adalah semua karya sastra dari golongan rakyat biasa yang menggambarkan pengalaman-pengalaman baik lahir maupun batin dari beberapa orang yang berhubungan satu sama lain dalam suatu keadaan.

4. Gambar

    Bahan dokumen yang berbentuk gambar adalah foto dan sketsa.

• Foto adalah gambar dari kamera atau alat fotografi.
• Sketsa adalah lukisan awal yang kasar dan ringan digunakan sebagai percobaan sebelum menghasilkan lukisan yang utuh.

5. Karya

    Bahan dokumentasi yang merupakan hasil karya adalah lukisan, patung dan film.

• Lukisan adalah karya seni yang dibuat dengan pulasan cat diatas permukaan kanvas.
• Patung adalah benda tiga dimensi karya manusia yang diakui sebagai karya seni.
• Film adalah gambar hidup.

6. Rekaman 

    Bahan dokumentasi yang berbentuk rekaman adalah audio kaset dan video.

• Audio Kaset adalah gulungan pita magnetik untuk menyimpan rekaman suara.
• Video adalah perangkat lunak yang menangkap, merekam, memroses, mentransmisikan dan menata ulang gambar bergerak.

Peraturan Kliping

Tata Cara

    Dalam artikel Bahan Dokumentasi (Redina, 2015), dijelaskan bahwa tata cara pembuatan kliping adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah kertas yang memiliki ketebalan sedang.
2. Pilih lem yang cepat kering.
3. Pilih ukuran yang sesuai agar menarik dan rapi.
4. Pilih metode membuat kliping yang tepat.
5. Pilih cover yang menarik sesuai isi kliping.
6. Cantumkan daftar isi dan nomor halaman kliping.
7. Simpan kliping ditempat yang terhindar dari debu dan air.

Pengkodean Dokumen (Koding)

    Pengkodean dokumen adalah kegiatan pemberian kode atau simbol pada dokumen. Manfaatnya yaitu :

• Mengenali masalah yang terkadang di dalam dokumen.
• Membantu dalam pemenuan kembali dokumen.

    Pemberian kode dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen. Berikut adalah kolom-kolom dalam buku induk :

1. Nomor urut
2. Tanggal dokumen
3. Penyusutan dokumen
4. Nama / Judul dokumen
5. Kota tempat terbit
6. Nama penerbit
7. Tahun penerbitan
8. Jumlah halaman 
9. Cara memeroleh dokumen

Demikian penjelasan saya mengenai rangkuman Bab 3 "Bahan Dokumentasi, Peraturan Kliping, dan Pengkodean Dokumen" yang bersumber dari Buku Kearsipan, Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program Keahlian Administrasi XA untuk SMK/MAK Peminatan (C2)

Peran, Ruang Lingkup, dan Tugas Dokumentasi

Peran, Ruang Lingkup, dan Tugas Dokumentasi

Peran dan Ruang Lingkup Dokumentasi

Peran :

1. Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi.
2. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumen.
3. Berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah.
4. Mengembangkan sistem pengolahan dokumen.
5. Menerbitkan dan mengembangkan katalog perkembangan ilmu pengetahuan.

    Selain peran tersebut, dokumentasi juga memiliki beberapa kegunaan sebagai berikut :

1. Memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan.
2. Menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.
3. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
4. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
5. Menyiapkan isi dokumen sebagai alat penelitian para ilmuan.
6. Mengembangkan koleksi dokumen bagi kepentingan bangsa dan negara.
7. Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

Ruang Lingkup :

1. Dokumentasi literer adalah dokumentasi yang ruang lingkupnya dalam bidang perpustakaan.
2. Dokumen Corporal adalah dokumentasi yang ruang lingkupnya dalam bidang permuseuman.
3. Dokumen Privat adalah dokumentasi yang ruang lingkupnya dalam bidang kearsipan.

Tugas Dokumentasi

    Dalam kegiatan dokumentasi terdapat tugas-tugas yang harus dilakukan, berikut adalah 6 tugas utama dokumentasi yaitu,

• Mencari dan mengumpulan data.
• Mencatat data kedalam buku data induk.
• Mengolah data menjadi bahan dokumentasi.
• Memproduksi dokumen.
• Mengkaji dan menyebarluaskan dokumen.
• Menyimpan dan memelihara dokumen.

    Langkah-langkah pengolahan data menjadi bahan dokumentasi adalah sebagai berikut :

1. Memilih data yang akan dijadikan bahan dokumentasi.
2. Mengkaji, mempelajari, dan melengkapi data tersebut.
3. Membuat ringkasan abstrak dari data tersebut.
4. Menetapkan data yang sudah selesai menjadi bahan dokumentasi.
5. Menggolongkannya kedalam klasifikasi tertentu.
6. Menyebarluaskan dan menggunakan sesuai dengan kebutuhan.

Demikian penjelasan dari saya, tulisan saya ini adalah hasil rangkuman dari buku KEARSIPAN Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program keahlian Admnistrasi XA untuk SMK/MAK Peminatan (C2) bab 2. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan dalam penulisan artikel ini, terimakasih.

Pengertian serta Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi 

Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen (barang)

• Menurut KBBI (2008), Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai alat bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos; rekaman suara, gambar di film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.
• Menurut The International Standard Organization, Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi oleh organisasi atau seseorang untuk mematuhi kewajiban atau transaksi bisnis.

Dokumentasi (kegiatan)

• Menurut KBBI (2008), Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan informasi dibidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lainnya).
• Menurut Institute International de Documentation (IID), Dokumentasi adalah kepustakawan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan kepustakawan khusus. Dalam jurnal Pengelolaan Dokumen sebagai sarana Komunikasi Internal (UNIKOM) VOL.1 (Suryana, 2012) 

Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen	Dokumentasi
Hasil (barang)	Kegiatan
Hasil dari unit kerja.	Berbentuk sebuah unit kerja.
Bersifat pasif, karena benda mati.	Bersifat aktif, karena berbentuk satu unit kerja.
Digunakan sebagi alat bukti.	Kegiatan mengolah dan menyiapka dokumen tersebut.
Alat penunjang suatu penelitian.	Kegiatan untuk menyiapkan keterangan penelitian.

Jenis-jenis Dokumen

Berdasarkan :

a. Pemakaian 

1. Dokumen Sejarah adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti kejadian masa lampau. Contohnya : Naskah Proklamasi, Naskah Supersemar, Naskah Sumpah Pemuda dll.
2. Dokumen Pemerintahan adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti atas kejadian penting dalam suatu negara atau pemerintahan. Contohnya : UUD 1945, Keputusan Presiden, dan Peraturan Pemerintah.
3. Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti kepemilikan, hak, atau suatu kejadian, Contohnya : KTP, SIM, Ijazah dll.
4. Dokumen Niaga adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti terjadinya transaksi perdagangan. Contohnya : Faktur pembelian, Faktur penjualan, Kuitansi dll.

b. Kegunaan 

1. Dokumen bernilai Yuridis adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti yang memiliki kekuatan hukum.
2. Dokumen bernilai Penerangan adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai alat penerangan terjadinya suatu peristiwa
3. Dokumen bernilai Perdagangan adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti terjadinya transaksi perdagangan.
4. Dokumen bernilai Historis adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti penting kejadian masa lampau.

c. Bentuk Fisik

1. Dokumen Corporal adalah dokumen yang bentuk fisiknya berupa benda-benda bersejarah. Contohnya : keris, arca, artefak dll.
2. Dokumen Privat adalah dokumen yang bentuknya surat-surat.
3. Dokumen Literal adalah dokumen terjadi karena digambar,dicetak, dan direkam. Contohnya : video, majalah, buku dll.

    Demikian penjelasan saya mengenai bab 1 "Pengertian serta Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi". Perlu ditekankan bahwa perbedaan mendasar antara dokumen dan dokumentasi adalah dokumen sebagai barang ataupun hasil dari kegiatan dokumentasi, sedangkan dokumentasi adalah kegiatan pengambilan sebelum membuat suatu dokumentasi.