Bahan Dokumentasi, Pengaturan Kliping, dan Pengkodean Dokumen

Bahan Dokumentasi

1. Arkeologis

    Bahan dokumen yang berbentuk arkeologis adalah fosil dan artefak. Fosil adalah sisa-sisa makhluk hidup yang telah menjadi batu. Artefak adalah benda-benda peninggalan masa lampau.

2. Lisan

    Bahan dokumentasi berbentuk lisan adalah wawancara. Wawancara adalah proses komunikasi  sebagai makhluk sosial yang bertujuan untuk menggali fakta, alasan dan opini atas peristwa yang sedang atau dan akan berlangsung dimasa mendatang.

Bentuk-bentuk wawancara :

• Wawancara berita
• Wawancara dengan daftar pertanyaan
• Wawancara dalam telepon
• Wawancara pribadi
• Wawancara dengan banyak orang
• Wawancara dadakan / mendesak
• Wawancara kelompok dengan narasumber

3. Tulisan

    Bahan dokumentasi berbentuk tulisan antara lain sebagai berikut :

1. Autobiografi adalah biografi yang ditulis oleh narasumber itu sendiri.
2. Surat Pribadi adalah surat yang digunakan untuk kepentingan pribadi.
3. Kliping adalah guntingan artikel dari surat kabar, majalah, dan buletin yang dianggap penting untuk didokumentasikan.
4. Catatan Harian adalah catatan yang menceritakan kejadian sehari-hari.
5. Dokumen Pemerintah adalah surat-surat berharga milik pemerintah/swasta.
6. Cerita Roman dan Rakyat adalah semua karya sastra dari golongan rakyat biasa yang menggambarkan pengalaman-pengalaman baik lahir maupun batin dari beberapa orang yang berhubungan satu sama lain dalam suatu keadaan.

4. Gambar

    Bahan dokumen yang berbentuk gambar adalah foto dan sketsa.

• Foto adalah gambar dari kamera atau alat fotografi.
• Sketsa adalah lukisan awal yang kasar dan ringan digunakan sebagai percobaan sebelum menghasilkan lukisan yang utuh.

5. Karya

    Bahan dokumentasi yang merupakan hasil karya adalah lukisan, patung dan film.

• Lukisan adalah karya seni yang dibuat dengan pulasan cat diatas permukaan kanvas.
• Patung adalah benda tiga dimensi karya manusia yang diakui sebagai karya seni.
• Film adalah gambar hidup.

6. Rekaman 

    Bahan dokumentasi yang berbentuk rekaman adalah audio kaset dan video.

• Audio Kaset adalah gulungan pita magnetik untuk menyimpan rekaman suara.
• Video adalah perangkat lunak yang menangkap, merekam, memroses, mentransmisikan dan menata ulang gambar bergerak.

Peraturan Kliping

Tata Cara

    Dalam artikel Bahan Dokumentasi (Redina, 2015), dijelaskan bahwa tata cara pembuatan kliping adalah sebagai berikut.

1. Pilihlah kertas yang memiliki ketebalan sedang.
2. Pilih lem yang cepat kering.
3. Pilih ukuran yang sesuai agar menarik dan rapi.
4. Pilih metode membuat kliping yang tepat.
5. Pilih cover yang menarik sesuai isi kliping.
6. Cantumkan daftar isi dan nomor halaman kliping.
7. Simpan kliping ditempat yang terhindar dari debu dan air.

Pengkodean Dokumen (Koding)

    Pengkodean dokumen adalah kegiatan pemberian kode atau simbol pada dokumen. Manfaatnya yaitu :

• Mengenali masalah yang terkadang di dalam dokumen.
• Membantu dalam pemenuan kembali dokumen.

    Pemberian kode dokumen dilakukan dengan mencatat pada buku induk dokumen. Berikut adalah kolom-kolom dalam buku induk :

1. Nomor urut
2. Tanggal dokumen
3. Penyusutan dokumen
4. Nama / Judul dokumen
5. Kota tempat terbit
6. Nama penerbit
7. Tahun penerbitan
8. Jumlah halaman 
9. Cara memeroleh dokumen

Demikian penjelasan saya mengenai rangkuman Bab 3 "Bahan Dokumentasi, Peraturan Kliping, dan Pengkodean Dokumen" yang bersumber dari Buku Kearsipan, Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program Keahlian Administrasi XA untuk SMK/MAK Peminatan (C2)