PENGERTIAN, KARAKTERISTIK, SYARAT, FUNGSI, DAN JENIS ARSIP

PENGERTIAN ARSIP

        Arsip adalah kumpulan dari berbagai dokumen yang harus disimpan dengan rapi sesuai dengan prosedur kearsipan dan memiliki nilai guna hingga dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Warkat/Warqat adalah istilah yang berasal dari bahasa Arab yang berarti Surat.

Menurut :

- KBBI     : Dokumen tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan dan dipelihara ditempat khusus sebagai referensi.

- UUD     : Rekaman kegiatan dalam berbagai media yang dibuat dan diterima oleh Lembaga pemeritahan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.

    Ada cara mudah untuk mengingat pengertian arsip yaitu :

A           : Amankan 

R            : Rawat 

S            : Simpan 

I             : Informasi 

P            : Penting 

 Atau dengan melihat gambar berikut. 

Ket :

    Arsip adalah kumpulan warkat/surat yang memiliki nilai guna dan disimpan menggunakan sistem tertentu yang apabila dibutuhkan dapat ditemukan dengan mudah.

Contoh Arsip :

• Akte Kelahiran
• Ijazah
• Kartu Keluarga
• Kwitansi
• Buku Nikah
• KTP
• Akte tanah
• Dll

KARAKTERISTIK ARSIP

1. Otentik/Asli

    Arsip yang merupakan informasi yang melekat pada wujud aslinya (kecuali arsip elektronik), meliputi; Isi, Struktur, dan Konteks.

2. Unik/Spesial

    Arsip tidak dibuat massal/digandakan yang memiliki kronologi yaitu satu-satunya produk.

3. Legal/Sah

    Arsip yang diciptakan sebagai dokumentasi untuk mendukung tugas dan kegiatan, memiliki status sebagai bahan bukti resmi bagi keputusan dan pelaksanaan kegiatan.

4. Reliable/Dapat Dipercaya

    Keberadaan arsip dapat dipercaya sehingga dapat dipergunakan sebagai bahan pendukung pelaksanaan kegiatan.

SYARAT-SYARAT ARSIP

Dalam artikel Materi Manajemen Kearsipan (Lestari, 2014), disebutkan tiga syarat suatu dokumen bisa disebut arsip. Ketiga syarat tersebut adalah sebagai berikut.

• Dokumen tersebut memiliki nilai kegunaan.
• Dokumen tersebut harus disimpan secara teratur dan terencana.
• Dokumen tersebut harus dapat ditemukan dengan mudah apabila diperlukan.

FUNGSI ARSIP

1. Untuk mendukung pengawasan
2. Untuk mendukung proses pengambilan keputusan
3. Untuk mendukung proses perencanaan
4. Untuk / sebagai alat pembuktian
5. Untuk / sebagai memori organisasi

JENIS-JENIS ARSIP

    Dalam buku Manajemen Kantor Praktis (Sayuti, 2013), jenis-jenis arsip dikelompokkan menjadi 7 kelompok, yaitu sebagai berikut.

1. Menurut Subjek atau Isi

    Terdiri dari 10 jenis, yaitu:

• ·       Arsip Umum
• ·       Arsip pemerintahan
• ·       Arsip politik
• ·       Arsip keamanan dan ketertiban
• ·       Arsip kesejahteran
• ·       Arsip perekonomian
• ·       Arsip pekerjaan umum dan ketenagaan
• ·       Arsip pengawasan
• ·       Arsip kepegawaian
• ·       Arsip keuangan

2.  Menurut Bentuk dan Wujudnya

    Terdiri dari 4 jenis, yaitu:

• ·       Arsip Tekstual (textual record)
• ·       Arsip Pandangan Dengar
• ·       Arsip Kartografi dan Kearsitekturan
• ·       Arsip Komputer atau Elektronik

3.  Menurut Nilai Gunanya

     Terdiri dari 7 jenis, yaitu: 

          - Nilai Guna Administrasi 

          - Nilai Guna Hukum 

          - Nilai Guna Keuangan

          - Nilai Guna Kebijaksanaan
          - Nilai Guna Pelaksanaan Kegiatan
          - Nilai Guna Sejarah
          - Nilai Guna Penelitian 

4. Menurut Sifat Kegunaannya

    Terdiri dari 4 jenis, yaitu:

- Arsip Esensiaal adalah arsip yang tidak memiliki kepentingan apapun. 
- Arsip yang Diperlukan adalah arsip-arsip yang memiliki nilai kegunaan, tapi masa berlakunya bersifat sementara.
- Arsip Penting adalah arsip yang memiliki nilai hukum, pendidikan, keuangan serta sejarah.
- Arsip Vital adalah arsip yang sifatnya permanen, misalnya akte kelahiran perusahaan.

5. Menurut Frekuensi Penggunaannya
     Terdiri dari 3 jenis, yaitu:

- Arsip Aktif adalah arsip yang sering digunakan dalam keperluan tertentu.
- Arsip Pasif adalah arsip yang jarang digunakanatau hanya digunakan apabila diperlukan.
- Arsip Abadi adalah arsip yang penting dan berlaku untuk selama-lamanya atau seumur organisasinya atau badan sebagai pemiliknya.

6. Menurut Fungsinya
     Terdiri dari 2 jenis, yaitu:

- Arsip Dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan dalam jangka waktu tertentu.
- Arsip Statis adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk merencanakan, menyelenggarakan kehidupan kebangsaan pada umumnya.

7. Menurut Tempat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
     Terdiri dari 2 jenis, yaitu:
- Arsip Terpusat atau Sentral adalah arsip yang penyimpanan dan pemeliharaannya dipusatkan menjadi satu.
- Arsip Unit atau Tersebar adalah arsip yang penyimpanan dan pemeliharaannya berada dalam unit-unit organisasi.


     Demikian penjelasan dari saya, perlu diingat lagi bahwa Arsip merupakan dokumen yang memiliki nilai guna dan disimpan menggunakan sistem tertentu agar dapat ditemukan dengan cepat dan tepat. Arsip atau Dokumen berbentuk Barang, Kearsipan berbentuk Kegiatan. Tulisan saya ini adalah hasil rangkuman dari buku KEARSIPAN Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program keahlian Admnistrasi XA untuk SMK/MAK Peminatan (C2) bab 4. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan dalam penulisan artikel ini, terimakasih<3