Pengertian serta Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi 

Pengertian Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen (barang)

• Menurut KBBI (2008), Dokumen adalah surat yang tertulis atau tercetak yang dapat dipakai sebagai alat bukti keterangan (seperti akta kelahiran, surat nikah, surat perjanjian); barang cetakan atau naskah karangan yang dikirim melalui pos; rekaman suara, gambar di film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan.
• Menurut The International Standard Organization, Dokumen adalah informasi yang diciptakan, diterima, dan dikelola sebagai bukti maupun informasi oleh organisasi atau seseorang untuk mematuhi kewajiban atau transaksi bisnis.

Dokumentasi (kegiatan)

• Menurut KBBI (2008), Dokumentasi adalah pengumpulan, pemilihan, pengolahan, penyimpanan informasi dibidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti dan keterangan (seperti gambar, kutipan, guntingan koran, dan bahan referensi lainnya).
• Menurut Institute International de Documentation (IID), Dokumentasi adalah kepustakawan informasi dan bibliografi yang disesuaikan dengan kepustakawan khusus. Dalam jurnal Pengelolaan Dokumen sebagai sarana Komunikasi Internal (UNIKOM) VOL.1 (Suryana, 2012) 

Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi

Dokumen	Dokumentasi
Hasil (barang)	Kegiatan
Hasil dari unit kerja.	Berbentuk sebuah unit kerja.
Bersifat pasif, karena benda mati.	Bersifat aktif, karena berbentuk satu unit kerja.
Digunakan sebagi alat bukti.	Kegiatan mengolah dan menyiapka dokumen tersebut.
Alat penunjang suatu penelitian.	Kegiatan untuk menyiapkan keterangan penelitian.

Jenis-jenis Dokumen

Berdasarkan :

a. Pemakaian 

1. Dokumen Sejarah adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti kejadian masa lampau. Contohnya : Naskah Proklamasi, Naskah Supersemar, Naskah Sumpah Pemuda dll.
2. Dokumen Pemerintahan adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti atas kejadian penting dalam suatu negara atau pemerintahan. Contohnya : UUD 1945, Keputusan Presiden, dan Peraturan Pemerintah.
3. Dokumen Pribadi adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti kepemilikan, hak, atau suatu kejadian, Contohnya : KTP, SIM, Ijazah dll.
4. Dokumen Niaga adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti terjadinya transaksi perdagangan. Contohnya : Faktur pembelian, Faktur penjualan, Kuitansi dll.

b. Kegunaan 

1. Dokumen bernilai Yuridis adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti yang memiliki kekuatan hukum.
2. Dokumen bernilai Penerangan adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai alat penerangan terjadinya suatu peristiwa
3. Dokumen bernilai Perdagangan adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti terjadinya transaksi perdagangan.
4. Dokumen bernilai Historis adalah dokumen yang dapat digunakan sebagai bukti penting kejadian masa lampau.

c. Bentuk Fisik

1. Dokumen Corporal adalah dokumen yang bentuk fisiknya berupa benda-benda bersejarah. Contohnya : keris, arca, artefak dll.
2. Dokumen Privat adalah dokumen yang bentuknya surat-surat.
3. Dokumen Literal adalah dokumen terjadi karena digambar,dicetak, dan direkam. Contohnya : video, majalah, buku dll.

    Demikian penjelasan saya mengenai bab 1 "Pengertian serta Perbedaan Dokumen dan Dokumentasi". Perlu ditekankan bahwa perbedaan mendasar antara dokumen dan dokumentasi adalah dokumen sebagai barang ataupun hasil dari kegiatan dokumentasi, sedangkan dokumentasi adalah kegiatan pengambilan sebelum membuat suatu dokumentasi.