Peran, Ruang Lingkup, dan Tugas Dokumentasi

Peran, Ruang Lingkup, dan Tugas Dokumentasi

Peran dan Ruang Lingkup Dokumentasi

Peran :

1. Memberikan pelayanan dalam bidang dokumentasi.
2. Menerbitkan suatu jurnal publikasi dokumen.
3. Berperan dalam menyelenggarakan konferensi atau seminar ilmiah.
4. Mengembangkan sistem pengolahan dokumen.
5. Menerbitkan dan mengembangkan katalog perkembangan ilmu pengetahuan.

    Selain peran tersebut, dokumentasi juga memiliki beberapa kegunaan sebagai berikut :

1. Memberikan informasi tentang isi dokumen kepada yang memerlukan.
2. Menyiapkan alat bukti dan data-data tentang suatu keterangan dokumen.
3. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
4. Melestarikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
5. Menyiapkan isi dokumen sebagai alat penelitian para ilmuan.
6. Mengembangkan koleksi dokumen bagi kepentingan bangsa dan negara.
7. Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam dokumen.

Ruang Lingkup :

1. Dokumentasi literer adalah dokumentasi yang ruang lingkupnya dalam bidang perpustakaan.
2. Dokumen Corporal adalah dokumentasi yang ruang lingkupnya dalam bidang permuseuman.
3. Dokumen Privat adalah dokumentasi yang ruang lingkupnya dalam bidang kearsipan.

Tugas Dokumentasi

    Dalam kegiatan dokumentasi terdapat tugas-tugas yang harus dilakukan, berikut adalah 6 tugas utama dokumentasi yaitu,

• Mencari dan mengumpulan data.
• Mencatat data kedalam buku data induk.
• Mengolah data menjadi bahan dokumentasi.
• Memproduksi dokumen.
• Mengkaji dan menyebarluaskan dokumen.
• Menyimpan dan memelihara dokumen.

    Langkah-langkah pengolahan data menjadi bahan dokumentasi adalah sebagai berikut :

1. Memilih data yang akan dijadikan bahan dokumentasi.
2. Mengkaji, mempelajari, dan melengkapi data tersebut.
3. Membuat ringkasan abstrak dari data tersebut.
4. Menetapkan data yang sudah selesai menjadi bahan dokumentasi.
5. Menggolongkannya kedalam klasifikasi tertentu.
6. Menyebarluaskan dan menggunakan sesuai dengan kebutuhan.

Demikian penjelasan dari saya, tulisan saya ini adalah hasil rangkuman dari buku KEARSIPAN Bidang Keahlian Bisnis dan Manajemen, Program keahlian Admnistrasi XA untuk SMK/MAK Peminatan (C2) bab 2. Mohon maaf apabila terdapat kesalahan dalam penulisan artikel ini, terimakasih.