Tujuan dan Ruang Lingkup Kearsipan

A. Pengertian dan Tujuan Kearsipan

PENGERTIAN

    Kearsipan dalam skripsi Manajemen Arsip Statis dalam Upaya Pelestarian Informasi Lembaga Pemerintahan (Studi Kasus Pada BPAD Provinsi Jambi) (Fadli,2011), menjelaskan bahwa kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan, dan perawatan serta penyimpanan berkas menurut sistem tertentu.

TUJUAN

Menurut :

UNDANG-UNDANG NOMOR 43 TAHUN 2009

1. Menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan, serta ANRI sebagai penyelenggara kearsipan nasional.
2. Menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah.
3. Menjamin terwujudnya pengelola arsip yang handal dan pemanfaatan arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
4. Menjamin perlindungan kepentingan negara dan hak-hak keperdataan rakyat melalui pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang otektik dan terpercaya.
5. Mendinamiskan penyelenggaraan kearsipan nasional sebagai sistem yang komprehensif dan terpadu.
6. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip sebagai bukti pertanggungjawaban dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
7. Menjamin keselamatan aset nasional dalam bidang ekonomi, sosial, politik, budaya, pertahanan serta keamanan sebagai identias dan jati diri bangsa.
8. Meningkatkan kualitan pelayanan publik dalam pengelolaan dan pemanfaatan arsip yang otentik dan terpercaya.

B. Ruang Lingkup Kearsipan

    Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, ruang lingkup kearsipan terdiri dari 4 macam, yaitu penetapan kebijakan, pembinaan kearsipan, dan pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan nasional yang didukung oleh sumber daya manusia, sarana dan prasarana serta sumber daya lain sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. Berikut merupakan penjelasannya.

1. PENETAPAN KEBIJAKAN

    Penetapan kebijakan untuk kearsipan nasional meliputi beberapa bidang berikut ini.

• Pembinaan 
• Pengelolaan arsip
• Pembangunan SKN, pembangunan SIKN, dan pembentukan JIKN.
• Organisasi
• Pengembangan sumber daya manusia.
• Sarana dan prasarana
• Perlindungan dan penyelamatan arsip.
• Sosialisasi kearsipan
• Kerjasama
• Pendanaan

2. PEMBINAAN KEARSIPAN

    Pembinaan kearsipan dilakukan oleh lembaga kearsipan nasional terhadap penciptaan arsip tingkat pusat/nasional, provinsi, kabupaten, dan PTN masing-masing diselenggarakan sesuai tingkatan, contoh arsip pusat pembinaan untuk penciptaan arsip diselenggarakan oleh lembaga kearsipan nasional.

3. PENGELOLAAN ARSIP

    Pengelolaan arsip dilakukan terhadap arsip dinamis dan arsip statis. Pengelolaan Arsip Dinamis merupakan tanggung jawab pencipta arsip, sedangkan Arsip Statis merupakan tanggung jawab lembaga kearsipan.

Hal-hal yang perlu diperhatikan.

A. Peralatan Penyimpanan

Antara lain: Penyekat, Map, Guide, Caption, Rak Arsip, Rotary Cabinet dll. 

B. Sistem Penyimpanan Arsip 

• Abjad    : Abjad, Geografis, dan Subjek.
• Angka   : Numeric/angka, dan Tanggal/kronologis.

C. Peminjaman Arsip

• Perlunya pencatatan arsip daaat arsip dipinjam.
• Bertuujuan untuk mengetahui dimana arsip berada, siapa yang menggunakannya, kapan dipinjam, dan kapan harus dikembalikan.
• Disediakan kartu tanda pinjam arsip sebagai alat bukti.

D. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip

Bertujuan untuk menjaga arsip dari kerusakan dan kehilangan.

E. Pemindahan dan Pemusnahan Arsip

Terdapat 4 cara pemusnahan arsip yaitu sebagai berikut. 

• Pencacahan adalah pemusnahan menggunakan suatu alat pencacah yaitu alat Shredder Paper.
• Pembakaran adalah pemusnahan arsip dengan cara dibakar.
• Pemusnahan kimiawi adalah pemusnahan yang dilakukan menggunakan bahan kimia untuk melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan-tulisan yang ada pada arsip sehingga nilai informasi arsip juga akan hilang.
• Pembuburan adalah pemusnahan dengan cara arsip yang akan dimusnahkan diletakkan pada bak penampungan kemudian diberi air dan dicacah yang kemudian dialirkan melalui saringan.

    Demikian penjelasan saya mengenai bab 5 topik "Tujuan dan Ruang Lingkup Kearsipan" kali ini. Ini adalah hasil rangkuman saya terhadap buku kearsipan SMK/MAK peminatan (C2) bagian XA. Maaf jika terjadi kesalahan dalam penulisan. Terimakasih.