Melakukan Komputerisasi Kearsipan

            Arsip Elektronik merupakan kumpulan dtaa yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk.

            Sistem Arsip Elektronik adalah kumpulan sejumlah komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dalam mengelola arsip secara elektronik.

            Komponen Arsip Elektronik yaitu kabinet virtual, map virtual dan lembaran arsip. Dalam sistem arsip elektronik, Komputer dapat bermanfaat dalam proses digitalisasi arsip, alih media arsip, dan elektronikisasi arsip.

Secara umum manfaat utama penggunaan media elektronik dalam kearsipan adalah pengelolahan arsip dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem arsip elektronik diantaranya.

• kecepatan memindahkan dokumen.
• kemampuan menyimpan dokumen.
• Kemampuan mengindeks dokumen.
• Kemampua mengontrol akses.
• Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel serta keamanan yang komprehensif.

Hal yang harus diperhatikan sebelum suatu organisasi mengimplementasikan sistem arsip elektronik yaitu.

• Evaluasi kebutuhan
• Merancang pilot projek
• Instalasi
• Training
• Perhatian pada isu-isu hukum
• Support
• Pemeliharaan

Implementasi sistem arsip elektronik dilakukan dengan :

• Membuat arsip elektronik.
• Membuat sistem keamanan.
• Mengelola arsip elektronik.
• Memelihara arsip elektronik.
• Melakukan penyusutan arsip elektronik.
• Jadwal retensi arsip elektronik.

     Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 5 "Melakukan Komputerisasi Kearsipan" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungiBlog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3

Melakukan Penyelamatan dan Penyusutan Arsip

Penyelamatan Arsip

    Penyelamatan Arsip merupakan kegiatan pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan arsip-arsip kantor. Berikut adalah uraian materinya.

Pengamanan Arsip

    Pengamanan Arsip adalah usaha menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung di dalam arsip dan menjaga media arsip tersebut. Pengamanan arsip dilakukan terhadap informasi dan fisik arsip. Faktor yang menyebabkan arsip tidak aman diantaanya karena faktor alam, faktor manusia, dan faktor hewan.

Pemeliharaan Arsip

    Pemeliharaan Arsip adalah serangkaian prosedur yang bertujuan untuk mengamankan dan melestarikan arsip agar terawatt dengan baik sehingga mencegah adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Pemeliharaan dapat dilakukan melalui pengaturan ruang, menjaga kebersihanruang dan arsip, memelihara tempat penyimpanan arsip, memelihara arsip itu sendiri, memelihara arsip non kertas.

Perawatan Arsip

    Perawatan Arsip adalah aktivitas untuk menyimpandan mempertahankan arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak agar informasinya terpelihara.

Penyusutan Arsip

    Penyusutan Arsip merupakan kegiatan mengurangi arsip agar arsip yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Kagiatan penyusutan arsip meliputi penilaian arsip, pemindahan arsip aktif menjadi arsip inaktif, pemusnahan arsip, pencatatan pemusnahan, dan atau penyerahan atau pemindahan.

Penilaian Arsip

    Penilaian Arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi infomasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.

Ukuran bernilai tidaknya suatu arsip dapat ditentukan dengan nilai pemakaian arsip dan nilai kecermatan. Berikut adalah rumusnya.

Klik agar terlihat lebih jelas.

Pemusnahan Arsip

    Pemusnahan Arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsi serta tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan dapat dilakukan melalui proses pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.

Penyerahan

    Penyerahan adalah penyerahan dokumen inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan kepada depo arsip. Arsip inaktif tersebut dinamakan menjadi arsip statis.

     Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 4 "Melakukan Penyelamatan dan Penyusutan Arsip" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungiBlog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3

Mengurus Surat Masuk dan Surat Keluar

Mengurus Surat Masuk dan Surat Keluar

Sistem Buku Agenda

Pengertian Buku Agenda

    Buku Agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dalam satu tahun yang diterima oleh suatu kantor. Ada 3 macam buku agenda, yaitu :

• Buku Agenda Tunggal

    Digunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan dalam satu halaman dan hanya digunakan dalam satu tahun.

 

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

 

• Buku Agenda Kembar

    Buku agenda yang surat masuk dan keluarnya dicatat terpisah atau sendiri-sendiri. Surat masuk disebut Buku Agenda Surat Masuk, sedangkan untuk Surat keluar disebut Buku Agenda Verbal.

 

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

 

• Buku Agenda Berpasangan/Berganda

    Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu buku, dimana halaman sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar atau sebaliknya. Dilakukan dengan penomoran sendiri-sendiri.

 

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

Mengurus Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Pengurusan surat masuk sistem buku agenda dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini.

• Penerimaan Surat

    Penerimaan surat dilakukan oleh petugas penerima surat atau resepsionis, bisa juga satpam kantor.

• Penyortiran Surat

    Surat yang diterima selanjutnya disortir menurut jenis surat (dinas biasa, penting, rahasia, dan pribadi).

• Pencatatan Surat

    Pencatatan berguna untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Pencatatan surat masuk sistem buku agenda diawali dengan membuka surat, membaca isi surat (jika surat rahasia maka dilarang untuk membaca isinya lebih lanjut), Surat langsung diberikan ke alamat tujuan. Setelah dicatat, diberi stempel, kemudian melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi.

• Pengarahan Surat

    Dilakukan oleh pimpinan organisasi dengan menulis instruksi menggunakan lembar disposisi. 

    Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk mencatat nstruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima.

Berikut adalah contoh lembar disposisi.

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

• Penyampaian Surat

    Menggunakan buku ekspedisi sebagai tanda terima surat. Ada 2 macam yaitu Buku Ekspedisi Intern (dalam lingkungan perusahaan sendiri) dan Buku Ekspedisi Ekstern (untuk penyampaian pihak luar perusahaan).

• Penyimpanan Surat

    Kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

 

Mengurus Surat Keluar Sistem Buku Agenda

Prosedur pengurusan surat keluar dengan buku agenda dapa dilihat dalam bagan berikut.

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

 

Sistem Kartu Kendali

Pengertian Kartu Kendali 

    Kartu Kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanansurat masuk dan surat keluar.Keuntungan menggunakan kartu kendali diantaranya:

• Lebih efisien digunakan.
• Dapat membedakan jenis suratnya, karena lembar yang digunakan setiap jenis surat berbeda.
• Dapat menghilangkan penatatan berulang.
• Memudahkan pelacakan lokasi surat yang sedang dalam proses.
• Memudahkan dalam penyusunan arsip.
• Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

Berikut adalah contoh kartu kendali

Klik agar terlihat lebih jelas.

 

Mengurus Surat Masuk Sistem Kartu Kendali  (Surat Penting)

1. Penerimaan
2. Pencatatan
3. Pengarahan
4. Penyampaian Surat
5. Penataan Arsip

 

Mengurus Surat Keluar Sistem Kartu Kendali  (Surat Penting)

1. Pembuatan surat di unit pengolah
2. Pencatatan surat
3. Pengarahan surat
4. Penataan surat
5. Pengiriman surat

Mengurus Surat Masuk dan Keluar jenis biasa dan rahasia menggunakan lembar pengantar.

 

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat

Tujuan Penyimpanan

• Sebagai referensi apabila organisasi membutuhkan informasi atau keterangan tertentu.
• Memberikan data/informasi kepada pimpinan yang dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan.
• Memberi keterangan-keterangan vital bagi organisasi misalnya sebagai bukti dengan ketetuan hukum.

 

Prosedur Penyimpanan Surat

• Pengumpulan warkat
• Memeriksa tanda-tanda pelepas (Release Mark)
• Penetapan indeks
• Pemberian kode
• Penyortiran
• Penyimpanan dan penataan waktu
• Pemeliharaan arsip

 

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

• Menentukan kode surat
• Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan mengganti dengan bon peminjaman (Out Slip/Out Sheet) bila yang dipinjam hanya satu lembar arsip. Jika dipinjam satu folder maka harus pula dibuatkan out foldernya.

     Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 3 "Mengurus Surat Masuk dan Surat Keluar" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungi Blog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3

Mengelola Arsip sesuai dengan Sistem Kearsipan

    Sistem Kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode, atau cara yang dipergunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuannya adalah ‘efisiensi’. Terdapat beberapa sistem kearsipan. 

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan, yaitu sebagai berikut.

    1. Fleksibel/Luwes

    Sistem kearsipan yang digunakan dapat diterapkan di setiap unit dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. 

    2. Mudah

    Sistem kearsipan yang dipakai mudah dipahami setiap pegawai.

    3. Murah

    Sistem kearsipan memungkinkan untuk menyimpan dan menemukan kembali warkat dengan biaya serendah-rendahnya.

    4. Tepat

    Sistem yang digunakan harus sesuai dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan.

    5. Cepat

    Sistem kearsipan dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun menemukan kembali dengan prosedur yang tidak berbelit-belit.

Macam-Macam Sistem Kearsipan

1. Sistem Abjad (Alfabetical filing system)

    Sistem Abjad adalah Penyimpanan arsip dengan metode penyusunan secara abajad atau diklasifikasikan berdasarkan huruf A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

Keuntungan

1. Mudah melakukan penggolongan surat menurut nama perusahaan dsb.
2. Sederhana dan mudah dimengerti.
3. Biaya pelaksanaan murah.
4. Kesalahan berkas mudah dicek.

Kerugian

1. Sukar bila banyak nama arsip yang sama.
2. Tunjuk silang yang berlebihan membuat penyimpanan cepa penuh/sesak.
3. Segi keamanan kurang baik.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Mempersiapkan peralatan.
2. Memeriksa surat apakah sudah benar.
3. Mengindeks.
4. Memberi kode.
5. Menyortir dokumen.
6. Menempatkan arsip sesuai abjad.

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Meniti arsip lalu temukan kode.
2. Isi bon peminjaman.
3. Cari arsip dlam filing cabinet.
4. Ambil arsip yang digunakan.
5. Tempatka out guide / out sheet.
6. Serahkan arsip kepada pengguna.

2. Sistem Subjek (Subjectical filing system)

    Sistem Subjek adalah penyimpanan arsip-arsip dengan menggunakan pokok masalah sebagai pedoman mengatur penyimpanan. Masalah dikelompokkan menjadi suatu subjek dan disusun berdasarkan daftar indeks.

Klasifikasi Berjenjang

• Masalah pokok
• Sub masalah pokok / Sekunder
• Sub-sub masalah / Tersier

Keuntungan

1. Mudah mencari keterangan bila hanya subjek yang diketahui.
2. Dapat diperluas secara tidak terbatas.

Kerugian

1. Sukar melakukan klasifikasi.
2. Mungkin kurang cocok untuk beberapa jenis surat.
3. Mungkin diperlukan suatu indeks.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Memeriksa dokumen sudah layak disimpan atau belum.
2. Mengindeks, melihat caption untuk kepentingan penyimpanan.
3. Memberi kode.
4. Menyortir arsip yang memiliki kode sama.
5. Menyimpan arsip sesuai dengan subjek atau pokok masalahnya.

3. Sistem Tanggal (Cronologycal filing system)

    Sistem Tanggal adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal penerimaan atau pengiriman surat sesuai sistem yang disepakati oleh perusahaan.

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

Keuntungan

• Klasifikasi menurut urutan waktu bermanfaat apabila tanggal surat telah diketahui.

Kerugian

• Tidak semua surat cocok menggunakan sistem tanggal ini, serta surat-surat yang masuk dapat menjadi terpisah dari surat-surat yang keluar.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Menyiapkan peralatan
2. Penampungan arsip
3. Penelitian arsip siap atau tidak untuk disimpan
4. Pengindeksan arsip
5. Pengkodean arsip
6. Penyortiran arsip
7. Peletakan arsip

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Menemukan kode arsip yang dibutuhkan .
2. Mengisi bon peminjaman.
3. Lihat buku arsip dan kartu indeks.
4. Cari arsip dalam filing cabinet yang sesuai dengan kode arsip.
5. Ambil arsip yang dibutuhkan, kemudian letakkan out sheet atau out gude ditempat arsip yang telah diambil.
6. Serahkan arsip pada pihak yang membutuhkan.

4. Sistem Wilayah 

    Sistem Wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pembagian wilayah daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Dasar penyusunan arsip tersebut :

• Surat Masuk      = Wilayah asal surat
• Surat Keluar       = Wilayah yang dikirimi surat

 

Keuntungan

1. Mudah mencari surat apabila letak telah diketahui.
2. Dapat diketahui dan diperoleh untuk maisng-masing daerah.
3. Perkiraan aktivitas berkas dapat diketahui bila berkas bertambah, berkurangatau disusun kembali dengan mudah.

Kekurangan

1. Kemungkinan terjadi kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tenteng suatu wilayah.
2. Letak geografis harus diketahui.
3. Harus menyusun 2 berkas, yaitu berkas wilayah dan berkas untuk indeks.

 

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Memeriksa
2. Mengindeks
3. Mengkode
4. Menyortir
5. Menempatkan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Mengisi lembar peminjaman arsip rangkap 3 untuk unit penyimpanan arsip, pengganti dalam map, dan bukti bagi peminjam.
2. Mencari sesuai kode arsip.
3. Ambil arsip lalu letakkan out sheet.
4. Serahkan arsip kepada peminjam.

5. Sistem Nomor (Numerical filing system) 

    Sistem Nomor adalah sistem penataan arsip berdasrakan kelompok masalah kemudian masing-masing masalah diberi nomor tertentu. Sistem ini disebut juga dengan sistem tidak langsung atau indirect filing system.

Keuntungan

1. Penyimpanan lebih teliti.
2. Nomor dokumen dapat digunakan sebagai suatu referensi.

Kekurangan

1. Biaya indeks dan ruangan yang digunakan.
2. Pemindahan angka-angka mengakibatkan kesalahan dalam penyimpanan.

Macam-Macam Sistem Nomor

1. Berdasarkan Nomor Dewey

    Sistem ini menggunakan sistem decimal dengan notasi angka 0-9.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Menyiapkan peralatan yang akan dibutuhkan.
2. Memeriksa berkas apakah sudah layak untuk disimpan atau belum.
3. Mengindeks yaitu melihat masalah surat dengan daftar klasifikasi nomor dewey yang telah ditentukan.
4. Mengkode yaitu dengan nomor masalah surat dan urutan surat dalah masalah tersebut.
5. Menyortir
6. Menempatkan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Menentukan kode surat yang dicari.
2. Mengisi lembar peminjaman arsip rangkap 3 untuk unit penyimpanan arsip diletakkan pada tickler file, pengganti dalam map, dan bukti bagi peminjam.

2. Berdasarkan Nomor Seri/Urut

    Sistem ini disebut juga serial numeric filing. Koresponden akan diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada buku nomor. Berikut ini contoh buku nomor.

 

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Memeriksa berkas.
2. Mengindeks
3. Mengkode, beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C (Campuran), jika jumlahnya belum mencapai 5 surat.
4. Menyortir
5. Menempatkan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Mencari kode arsip bila telah diketahui.
2. Cari arsip sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
3. Mengisi lembar peminjaman arsip rangkap 3 untuk unit penyimpanan arsip diletakkan pada tickler file, pengganti dalam map, dan bukti bagi peminjam.

3. Berdasarkan Nomor Terminal Digit

    Sistem Terminal Digit adalah sistem penyimpanan arsipyang memakai nomor urut dalam buku arsip. Mengindeks dalam terminal digit berarti menguraikan angka, mulai dari angka paling kanan (belakang).

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya.
2. Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.
3. Surat diberi nomor kode dan diindeks. Dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit. Seperti gambar dibawah ini.

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Mencari kode arsip bila telah diketahui.
2. Cari arsip sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
3. Mengisi lembar peminjaman arsip rangkap 3 untuk unit penyimpanan arsip diletakkan pada tickler file, pengganti dalam map, dan bukti bagi peminjam.

     Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 2 "Mengelola Arsip sesuai dengan Sistem Kearsipan" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungi Blog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3

Pegawai Arsip dan Pemecahan Masalah Kearsipan

A. Asas dan Tugas Kearsipan

    Pada subbab A ini akan mempelajari tentang asas kearsipan dan tujuan kearsipan.

1. Asas-Asas Kearsipan

    Terdapat beberapa asas yang bisa dipilih oleh suatu organisasi atau kantor untuk diterapkan dalam mengelola arsip. Asas kearsipan dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu  asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas gabungan atau kombinasi. Berikut adalah penjelasannya.

a. Asas Sentralisasi

• Asas Sentralisasi adalah pengelolaan arsip yang dipusatkanpada suatu unit khusus yaitu pusat penyimpanan (Priansa dan Garnida, 2013).
• Unit bawahan yang akan menggunakan arsip dapat menghubungi pusat arsip dan menggunakan sesuai dengan kebutuhan.
• Unit Sentralisasi cocok diterapkan pada organisasi yang tidak terlalu besar.
• Manfaat 
• Menghemat Ruangan dan peralatan arsip.
• Mencegah duplikasi.
• Layanan lebih baik karena perlu petugas yang terlatih.
• Memungkinkan menghemat waktu.
• Unit lain terbebas dari pemeliharaan dokumen, karena telah diurus oleh unit kearsipan; Sehingga dapat berkonsentrasi pada pekerjaan masing-masing.
• Mudah diawasi dan dijaga.
• Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan walaupun dari unit yang berbeda.
• Kerugian
• Efektif dan efisien jika diterapkan pada organisasi dengan skala kecil.
• Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan arsip.
• Unit yang membutuhkan arsip akan lebih lama untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.
• Bisa jadi letak antardepartemen saling berjauhan.
• Memungkinkan adanya publisitas masalah yang dianggap penting antara berbagai bagian organisasi.
• Sisi negatif tak adanya duplikasi, apabila hilang dokumen akan akan hilang selamanya.
• Pemakai tidak dapat mendapatan dokumen secara langsung karena harus mengikuti seragkaian prosedur.

b. Asas Desentralisasi

• Asas Desentralisasi adalah asas pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit departemen (Sukoco, 2007).
• Cocok untuk perusahaan yang kegiatannya kompleks.
• Keuntungan
• Pengelolaan arsip dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit.
• Kebutuhan dokumen lebih mudah dipenuhi.
• Cocok untuk informasi rahasia setiap bagian terkait.
• Penanganan arsip lebih mudah.
• Menghemat waktu dan tenaga dalam penanganan dokumen.
• Kelemahan
• Memungkinkan terjadi duplikasi arsip.
• Boros perlengkapan dan peralatan, karena harus disediakan disetiap unit kerja.
• Tidak ada petugas khusus, sehingga perlu pelatihan kearsipan bagi unit kerjanya.
• Arsip harus dimusnhkan sendiri oleh unit kerja, tentu jadi pemborosan.
• Pengawasan sukar dilakukan karena arsip tersebar diberbagai unit kerja.
• Layanan mungkin kurang memuaskan karena petugas yang menangani arsip tidak hanya bertugas mengelola arsip saja.

c. Asas Gabungan atau Kombinasi

• Asas Gabungan atau Kombinasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang mengombinasikan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
• Untuk menghindari kekurangan atau kelemahan asas sentralisasi dan desentralisasi.
• Asas Gabungan atau Kombinasi ini lazim digunakan oleh perusahaan atau organisasi besar yang memiliki kegiatan dan pekerjaan yang kompleks.
• Kelebihan
• Menghindari duplikasi dokumen.
• Menghindari kehilangan dokumen dari kesalahan pemberkasan.
• Memungkinkan efisiensi biaya dengan pengadaan dokumen terpusat.
• Memudahkan control terhadap dokumen dengan jadwal retensidan pemusnahan.
• Kelemahan
• Penggunaan dokumen cukup sulit karena dokumen yang bertautan tidak diletakkan pada tempat yang sama.
• Kurang fleksibel karena keseragaman di seluruh unit belum ada.
• Kelemahan asas sentralisasi dan desentralisasi akan berimbas tapi dapat dihindari melalui pengelolaan yang tepat dan cermat.

2. Tugas Kearsipan

    Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, sserta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Tugas  Pokok Unit Kearsipan

• Menerima warkat.
• Mencatat warkat.
• Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
• Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu.
• Memberikan pelayanan bagi pihak-pihak yang memerlukan arsip.
• Mengadakan perawatan atau pemeliharaan arsip.
• Mengadakanatau merencanakan penusutan arsip dan lain-lain.

Menurut Choiriyah dalam Priansa dan Garnida (2013) unit kearsipan terdiri dari lima tugas pokok, yaitu:

• Mengatur arsip di instansinya masing-masing dengan sebaik-baiknya.
• Menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga teratur dan mudah ditemukan.
• Memelihara atau merawat arsip dengan sebaik-baiknya.
• Menyelamatkan arsip dari bahaya kemusnahan.
• Meningkatkan mutu pelayanan serta mutu pelaksanaan kearsipan.

B. Syarat Pegawai Arsip

• Tugas pengelolaan arsip bukanlah pekerjaan sederhana. Seorang pegawai arsip yang baik harus memiliki syarat-syarat tertentu.
• Macam-Macam Pegawai Kearsipan
• Agendaris (bertugas mencatat atau membukukan semua surat.)
• Petugas Arsip (pegawai yang bertugas menerima, menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani apabila arsip diperlukan.)
• Ekspeditur (pegawai yang bertugas mengatur pengiriman surat-surat yang dikirim.)
• Kurir (pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantar surat sesuai dengan alamat surat.)
• Petugas Pengganda (memperbanyak arsip sesuai kebutuhan.)

• Syarat Pegawai Kearsipan
• Berikut syarat petugas arsip yang baik menurut The Liang Gie (2012, 150-151).
• Ketelitian (Petugas haruslah cermat dan memiliki pengelihatan yang baik.)
• Kecerdasan (Petugas harus mempu menggunakan pikirannya dengan baik.Selain itu petugas arsip harus memiliki daya ingat yang baik, sehingga tidak melupakan suatu pokok soal yang telah ada dalam kartu arsipnya.)
• Kecekatan (Petugas harus memilikikesehatan yang baik, sehingga ia dapat bekerja secara gesit.)
• Kerapian (Petugas harus mampu menyusun kartu-kartu, berkas-berkas, dna tumpukan warkat dengan rapi agar lebh mudah dicari kembali.)

C. Pemecahan Masalah Kearsipan

• Menurut The Liang Gie (2012) :
• Sistem penyimpanan warkat  yang tepat bagi masing-masing organisasi.
• Tata penyimpanan dan pemakaian warkat.
• Penyusutan arsip secara teratur.
• Penataran pegawai arsip sehingga dapat mempraktikkan pengetahuan kearsipan yang baru dan efisien.

Berikut penjelasannya.

• Sistem penyimpanan arsip yang tepat (agar arsip dapat cepat ditemukan).
• Tata penyimpanan dan pemakaian warkat (menggunakan sarana kearsipan yang memenuhi syarat).
• Ada 4 penggolongan fasilitas kearsipan yaitu:
• Alat-alat korespondensi (Komputer, Mesin Fotokopi, Kertas, Stempel dll.)
• Alat penerimaan surat (Bak surat, Rak, Meja Tulis dll.)
• Alat penyimpanan surat setelah diarsipkan (Filling Cabinet, Lemari Arsip dan perlengkapan lain seperti ordner, folder dll.)
• Alat-alat lainnya (Ventilasi ruangan, terjaga dari serangan api dll.)
• Penyusutan arsip secara teratur (agar tudak terjadi penimbunan dan tercampurnya arsip penting dengan arsip tidak berguna yang akan dimusnahkan).
• Pegawai arsip yang memenuhi syarat (pegawai harus memiliki keterampilan khusus dalam bidang kearsipan. Disamping itu, tanggung jawab pekerjaan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.)

    Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 1 "Pegawai Arsip dan Pemecahan Masalah Kearsipan" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungi Blog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3

Perundang-Undangan, Organisasi, dan Masalah Kearsipan

A. Peraturan Perundang-undangan Kearsipan

    UU Kearsipan yang pertama kali muncul adalah Undang-undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan. Kemudian diganti dengan UU No.43 tahun 2009 tentang kearsipan; Peraturan Pemerintah Nomor 28 tahun 2012 tentang pelaksanaan UU No. 43 tahun 2009.

    UU No. 7 tahun 1971 dan UU No. 43 tahun 2009 ini memiliki perbedaan, bisa dilihat dari gambar tabel berikut.

tap agar gambar terlihat lebih jelas

B. Organisasi Kearsipan

    ANRI merupakan sebuah lembaga kearsipan nasional Indonesia. Menurut UUD No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan, organisasi kearsipan terdiri dari dua macam, yaitu unit kearsipan pada pencipta dan lembaga kearsipan.

1.     UNIT KEARSIPAN

• Unit kearsipan adalah satuan kerja pada pencipta arsip yang memiliki tugas dan tanggung jawab dalam penyelenggaraan kearsipan.
• Didirikan lembaga negara, BUMN, PTN dll.
• FUNGSI UNIT KEARSIPAN 

1. Sebagai pengelola arsip inaktif dari unit pengolahan 
2. Sebagai pengolah dan pencipta arsip menjadi informasi.
3. Sebagai pemusnah arsip. 
4. Sebagai penyerah arsip yang diberikan oleh pimpinan pencipta arsip kepada lembaga kearsipan.
5. Sebagai pembina dan pengevaluasi penyelenggaraan kearsipan di lingkungannya.  

2.     LEMBAGA KEARSIPAN

ANRI

• ANRI adalah lembaga kearsipan nasional Indonesia.
• FUNGSI ANRI

                1. Pengkaji dan penyusun kebijakan nasional kearsipan.

                2. Koordinator kegiatan fungsional dalam pelaksanaan tugas lembaga.

                3. Fasilitator dan pembina kegiatan instansi pemerintah kearsipan.

                4. Penyelenggara pembina dan pelayan administrasi umum dibidang perencanaan umum, ketatausahaan, kehumasan, hukum, organisasi dan tata laksana, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan rumah tangga, persandian dan kearsipan.

• WEWENANG ANRI

                1. Menyususn rencana kearsipan nasional secara makro.

                2. Menetapkan dan menyelenggarakan kearsipan nasional gguna mendukung pembangunan secara makro.

                3. Menetapkan sistem informasi di bidang kearsipan.

                4. Kewenangan lain sesuai dengan ketentuan, yaitu :

                    - Merumuskan dan melaksanakan kebijakan tertentu dalam kearsipan.

                    - Menyelamatkan dan melestarikan arsip serta memanfaatkan naskah sumber arsip.

• STRUKTUR ORGANISASI ANRI

                - Kepala ANRI

                - Sekretariat Utama

                - Deputi Bidang Pembinaan

                - Deputi Bidang Konservasi

                - Deputi Bidang Informasi dan Pengembangan Sistem Kearsipan (IPSK)

                - Inspektorat

                - Pusat Jasa Kearsipan

                - Pusat Pendidikan dan Penelitian Kearsipan

                - Pusat Akreditasi Kearsipan

ARSIP DAERAH PROVINSI

• Arsip Daerah adalah lembaga kearsipan daerah provinsi.
• TUGAS ARSIP DAERAH

                1. Mengelola arsip inaktif retesi min 10 tahun yang berasal dari satuan kerja perangkat daerah provinsi dan penyelenggara pemerintah daerah provinsi.

                2. Membina kearsipan terhadap pencipta arsip di lingkungan daerah provinsi dan terhadap arsip daerah kabupaten atau kota.

ARSIP DAERAH KABUPATEN / KOTA

• Sama dengan arsip daerah provinsi akan tetapi lingkup kerjanya lebih sempit hanya di kabupaten atau kota.

ARSIP PERGURUAN TINGGI

• Sama seperti kewajiban dan tugas arsip daerah,tapi hanya berbeda dalam lingkup kerja terbatas yaitu dalam lingkungan atau civitas perguruan tinggi.
• Organisasi Kearsipan Internasional :
• International Council on Archieves (ICA) berdiri di Perancis (Paris) tahun 1948.
• South East Asian Regional Branch of International Council on Archieves (SARBICA) berdiri pada tahun 1968 di Manila, Filiphina.

    Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 6 "Perundang-Undangan, Organisasi, dan Masalah Kearsipan" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XA. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungi Blog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3