Mengurus Surat Masuk dan Surat Keluar

Mengurus Surat Masuk dan Surat Keluar

Sistem Buku Agenda

Pengertian Buku Agenda

    Buku Agenda adalah suatu buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dalam satu tahun yang diterima oleh suatu kantor. Ada 3 macam buku agenda, yaitu :

• Buku Agenda Tunggal

    Digunakan untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar sekaligus dengan nomor yang berurutan dalam satu halaman dan hanya digunakan dalam satu tahun.

 

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

 

• Buku Agenda Kembar

    Buku agenda yang surat masuk dan keluarnya dicatat terpisah atau sendiri-sendiri. Surat masuk disebut Buku Agenda Surat Masuk, sedangkan untuk Surat keluar disebut Buku Agenda Verbal.

 

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

 

• Buku Agenda Berpasangan/Berganda

    Buku yang digunakan untuk mencatat surat masuk dan keluar dalam satu buku, dimana halaman sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar atau sebaliknya. Dilakukan dengan penomoran sendiri-sendiri.

 

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

Mengurus Surat Masuk Sistem Buku Agenda

Pengurusan surat masuk sistem buku agenda dapat dilakukan dengan mengikuti langkah-langkah berikut ini.

• Penerimaan Surat

    Penerimaan surat dilakukan oleh petugas penerima surat atau resepsionis, bisa juga satpam kantor.

• Penyortiran Surat

    Surat yang diterima selanjutnya disortir menurut jenis surat (dinas biasa, penting, rahasia, dan pribadi).

• Pencatatan Surat

    Pencatatan berguna untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat. Pencatatan surat masuk sistem buku agenda diawali dengan membuka surat, membaca isi surat (jika surat rahasia maka dilarang untuk membaca isinya lebih lanjut), Surat langsung diberikan ke alamat tujuan. Setelah dicatat, diberi stempel, kemudian melampirkan lembar disposisi untuk mencatat instruksi.

• Pengarahan Surat

    Dilakukan oleh pimpinan organisasi dengan menulis instruksi menggunakan lembar disposisi. 

    Lembar Disposisi adalah lembar isian untuk mencatat nstruksi dari pimpinan berkaitan dengan proses tindak lanjut dari surat yang diterima.

Berikut adalah contoh lembar disposisi.

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

• Penyampaian Surat

    Menggunakan buku ekspedisi sebagai tanda terima surat. Ada 2 macam yaitu Buku Ekspedisi Intern (dalam lingkungan perusahaan sendiri) dan Buku Ekspedisi Ekstern (untuk penyampaian pihak luar perusahaan).

• Penyimpanan Surat

    Kegiatan menyimpan surat dengan menggunakan sistem tertentu.

 

Mengurus Surat Keluar Sistem Buku Agenda

Prosedur pengurusan surat keluar dengan buku agenda dapa dilihat dalam bagan berikut.

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

 

Sistem Kartu Kendali

Pengertian Kartu Kendali 

    Kartu Kendali adalah lembar isian yang digunakan untuk pencatatan, penyampaian, dan penyimpanansurat masuk dan surat keluar.Keuntungan menggunakan kartu kendali diantaranya:

• Lebih efisien digunakan.
• Dapat membedakan jenis suratnya, karena lembar yang digunakan setiap jenis surat berbeda.
• Dapat menghilangkan penatatan berulang.
• Memudahkan pelacakan lokasi surat yang sedang dalam proses.
• Memudahkan dalam penyusunan arsip.
• Memudahkan inventarisasi dan penilaian arsip.

Berikut adalah contoh kartu kendali

Klik agar terlihat lebih jelas.

 

Mengurus Surat Masuk Sistem Kartu Kendali  (Surat Penting)

1. Penerimaan
2. Pencatatan
3. Pengarahan
4. Penyampaian Surat
5. Penataan Arsip

 

Mengurus Surat Keluar Sistem Kartu Kendali  (Surat Penting)

1. Pembuatan surat di unit pengolah
2. Pencatatan surat
3. Pengarahan surat
4. Penataan surat
5. Pengiriman surat

Mengurus Surat Masuk dan Keluar jenis biasa dan rahasia menggunakan lembar pengantar.

 

Penyimpanan dan Penemuan Kembali Surat

Tujuan Penyimpanan

• Sebagai referensi apabila organisasi membutuhkan informasi atau keterangan tertentu.
• Memberikan data/informasi kepada pimpinan yang dapat digunakan sebagai alat pengambilan keputusan.
• Memberi keterangan-keterangan vital bagi organisasi misalnya sebagai bukti dengan ketetuan hukum.

 

Prosedur Penyimpanan Surat

• Pengumpulan warkat
• Memeriksa tanda-tanda pelepas (Release Mark)
• Penetapan indeks
• Pemberian kode
• Penyortiran
• Penyimpanan dan penataan waktu
• Pemeliharaan arsip

 

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

• Menentukan kode surat
• Mengambil arsip dari tempat penyimpanan dan mengganti dengan bon peminjaman (Out Slip/Out Sheet) bila yang dipinjam hanya satu lembar arsip. Jika dipinjam satu folder maka harus pula dibuatkan out foldernya.

     Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 3 "Mengurus Surat Masuk dan Surat Keluar" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungi Blog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3