Melakukan Komputerisasi Kearsipan

            Arsip Elektronik merupakan kumpulan dtaa yang disimpan dalam bentuk data scan-an yang dipindahkan secara elektronik atau dilakukan dengan digital copy menggunakan resolusi tinggi, kemudian disimpan dalam hard drive atau optical disk.

            Sistem Arsip Elektronik adalah kumpulan sejumlah komponen yang saling berinteraksi satu sama lain dalam mengelola arsip secara elektronik.

            Komponen Arsip Elektronik yaitu kabinet virtual, map virtual dan lembaran arsip. Dalam sistem arsip elektronik, Komputer dapat bermanfaat dalam proses digitalisasi arsip, alih media arsip, dan elektronikisasi arsip.

Secara umum manfaat utama penggunaan media elektronik dalam kearsipan adalah pengelolahan arsip dapat dilakukan dengan efektif dan efisien.

Hal yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem arsip elektronik diantaranya.

• kecepatan memindahkan dokumen.
• kemampuan menyimpan dokumen.
• Kemampuan mengindeks dokumen.
• Kemampua mengontrol akses.
• Ketersediaan yang luas dan akses yang fleksibel serta keamanan yang komprehensif.

Hal yang harus diperhatikan sebelum suatu organisasi mengimplementasikan sistem arsip elektronik yaitu.

• Evaluasi kebutuhan
• Merancang pilot projek
• Instalasi
• Training
• Perhatian pada isu-isu hukum
• Support
• Pemeliharaan

Implementasi sistem arsip elektronik dilakukan dengan :

• Membuat arsip elektronik.
• Membuat sistem keamanan.
• Mengelola arsip elektronik.
• Memelihara arsip elektronik.
• Melakukan penyusutan arsip elektronik.
• Jadwal retensi arsip elektronik.

     Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 5 "Melakukan Komputerisasi Kearsipan" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungiBlog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3