Melakukan Penyelamatan dan Penyusutan Arsip

Penyelamatan Arsip

    Penyelamatan Arsip merupakan kegiatan pengamanan, pemeliharaan, dan perawatan arsip-arsip kantor. Berikut adalah uraian materinya.

Pengamanan Arsip

    Pengamanan Arsip adalah usaha menjaga kerahasiaan informasi yang terkandung di dalam arsip dan menjaga media arsip tersebut. Pengamanan arsip dilakukan terhadap informasi dan fisik arsip. Faktor yang menyebabkan arsip tidak aman diantaanya karena faktor alam, faktor manusia, dan faktor hewan.

Pemeliharaan Arsip

    Pemeliharaan Arsip adalah serangkaian prosedur yang bertujuan untuk mengamankan dan melestarikan arsip agar terawatt dengan baik sehingga mencegah adanya kerusakan dan kehilangan arsip. Pemeliharaan dapat dilakukan melalui pengaturan ruang, menjaga kebersihanruang dan arsip, memelihara tempat penyimpanan arsip, memelihara arsip itu sendiri, memelihara arsip non kertas.

Perawatan Arsip

    Perawatan Arsip adalah aktivitas untuk menyimpandan mempertahankan arsip agar tetap baik dan mengadakan perbaikan terhadap arsip yang rusak agar informasinya terpelihara.

Penyusutan Arsip

    Penyusutan Arsip merupakan kegiatan mengurangi arsip agar arsip yang diperlukan dapat ditemukan kembali dengan mudah. Kagiatan penyusutan arsip meliputi penilaian arsip, pemindahan arsip aktif menjadi arsip inaktif, pemusnahan arsip, pencatatan pemusnahan, dan atau penyerahan atau pemindahan.

Penilaian Arsip

    Penilaian Arsip adalah proses menentukan jangka waktu simpan dan nasib akhir arsip dilihat dari aspek fungsi dan substansi infomasinya serta karakteristik fisik/nilai intrinsiknya yang dilakukan melalui langkah-langkah teknis pengaturan secara sistematis dalam unit-unit informasi.

Ukuran bernilai tidaknya suatu arsip dapat ditentukan dengan nilai pemakaian arsip dan nilai kecermatan. Berikut adalah rumusnya.

Klik agar terlihat lebih jelas.

Pemusnahan Arsip

    Pemusnahan Arsip adalah kegiatan menghancurkan secara fisik arsip yang sudah berakhir fungsi serta tidak memiliki nilai guna. Pemusnahan dapat dilakukan melalui proses pencacahan, pembakaran, pemusnahan kimiawi, dan pembuburan.

Penyerahan

    Penyerahan adalah penyerahan dokumen inaktif yang tidak dimusnahkan akan diserahkan kepada depo arsip. Arsip inaktif tersebut dinamakan menjadi arsip statis.

     Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 4 "Melakukan Penyelamatan dan Penyusutan Arsip" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungiBlog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3