Mengelola Arsip sesuai dengan Sistem Kearsipan

    Sistem Kearsipan (filing system) adalah suatu sistem, metode, atau cara yang dipergunakan dalam penyimpanan dan pengurusan warkat. Tujuannya adalah ‘efisiensi’. Terdapat beberapa sistem kearsipan. 

Faktor yang perlu diperhatikan dalam memilih sistem kearsipan, yaitu sebagai berikut.

    1. Fleksibel/Luwes

    Sistem kearsipan yang digunakan dapat diterapkan di setiap unit dan dapat mengikuti perkembangan organisasi. 

    2. Mudah

    Sistem kearsipan yang dipakai mudah dipahami setiap pegawai.

    3. Murah

    Sistem kearsipan memungkinkan untuk menyimpan dan menemukan kembali warkat dengan biaya serendah-rendahnya.

    4. Tepat

    Sistem yang digunakan harus sesuai dengan situasi dan kondisi organisasi yang bersangkutan.

    5. Cepat

    Sistem kearsipan dapat dilaksanakan secara cepat, baik menyimpan maupun menemukan kembali dengan prosedur yang tidak berbelit-belit.

Macam-Macam Sistem Kearsipan

1. Sistem Abjad (Alfabetical filing system)

    Sistem Abjad adalah Penyimpanan arsip dengan metode penyusunan secara abajad atau diklasifikasikan berdasarkan huruf A sampai Z dengan berpedoman pada peraturan mengindeks.

Keuntungan

1. Mudah melakukan penggolongan surat menurut nama perusahaan dsb.
2. Sederhana dan mudah dimengerti.
3. Biaya pelaksanaan murah.
4. Kesalahan berkas mudah dicek.

Kerugian

1. Sukar bila banyak nama arsip yang sama.
2. Tunjuk silang yang berlebihan membuat penyimpanan cepa penuh/sesak.
3. Segi keamanan kurang baik.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Mempersiapkan peralatan.
2. Memeriksa surat apakah sudah benar.
3. Mengindeks.
4. Memberi kode.
5. Menyortir dokumen.
6. Menempatkan arsip sesuai abjad.

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Meniti arsip lalu temukan kode.
2. Isi bon peminjaman.
3. Cari arsip dlam filing cabinet.
4. Ambil arsip yang digunakan.
5. Tempatka out guide / out sheet.
6. Serahkan arsip kepada pengguna.

2. Sistem Subjek (Subjectical filing system)

    Sistem Subjek adalah penyimpanan arsip-arsip dengan menggunakan pokok masalah sebagai pedoman mengatur penyimpanan. Masalah dikelompokkan menjadi suatu subjek dan disusun berdasarkan daftar indeks.

Klasifikasi Berjenjang

• Masalah pokok
• Sub masalah pokok / Sekunder
• Sub-sub masalah / Tersier

Keuntungan

1. Mudah mencari keterangan bila hanya subjek yang diketahui.
2. Dapat diperluas secara tidak terbatas.

Kerugian

1. Sukar melakukan klasifikasi.
2. Mungkin kurang cocok untuk beberapa jenis surat.
3. Mungkin diperlukan suatu indeks.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Memeriksa dokumen sudah layak disimpan atau belum.
2. Mengindeks, melihat caption untuk kepentingan penyimpanan.
3. Memberi kode.
4. Menyortir arsip yang memiliki kode sama.
5. Menyimpan arsip sesuai dengan subjek atau pokok masalahnya.

3. Sistem Tanggal (Cronologycal filing system)

    Sistem Tanggal adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan urutan tanggal penerimaan atau pengiriman surat sesuai sistem yang disepakati oleh perusahaan.

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

Keuntungan

• Klasifikasi menurut urutan waktu bermanfaat apabila tanggal surat telah diketahui.

Kerugian

• Tidak semua surat cocok menggunakan sistem tanggal ini, serta surat-surat yang masuk dapat menjadi terpisah dari surat-surat yang keluar.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Menyiapkan peralatan
2. Penampungan arsip
3. Penelitian arsip siap atau tidak untuk disimpan
4. Pengindeksan arsip
5. Pengkodean arsip
6. Penyortiran arsip
7. Peletakan arsip

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Menemukan kode arsip yang dibutuhkan .
2. Mengisi bon peminjaman.
3. Lihat buku arsip dan kartu indeks.
4. Cari arsip dalam filing cabinet yang sesuai dengan kode arsip.
5. Ambil arsip yang dibutuhkan, kemudian letakkan out sheet atau out gude ditempat arsip yang telah diambil.
6. Serahkan arsip pada pihak yang membutuhkan.

4. Sistem Wilayah 

    Sistem Wilayah adalah sistem penyimpanan arsip yang disusun berdasarkan pembagian wilayah daerah yang menjadi alamat suatu surat.

Dasar penyusunan arsip tersebut :

• Surat Masuk      = Wilayah asal surat
• Surat Keluar       = Wilayah yang dikirimi surat

 

Keuntungan

1. Mudah mencari surat apabila letak telah diketahui.
2. Dapat diketahui dan diperoleh untuk maisng-masing daerah.
3. Perkiraan aktivitas berkas dapat diketahui bila berkas bertambah, berkurangatau disusun kembali dengan mudah.

Kekurangan

1. Kemungkinan terjadi kesalahan apabila tidak mempunyai pengetahuan yang cukup tenteng suatu wilayah.
2. Letak geografis harus diketahui.
3. Harus menyusun 2 berkas, yaitu berkas wilayah dan berkas untuk indeks.

 

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Memeriksa
2. Mengindeks
3. Mengkode
4. Menyortir
5. Menempatkan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Mengisi lembar peminjaman arsip rangkap 3 untuk unit penyimpanan arsip, pengganti dalam map, dan bukti bagi peminjam.
2. Mencari sesuai kode arsip.
3. Ambil arsip lalu letakkan out sheet.
4. Serahkan arsip kepada peminjam.

5. Sistem Nomor (Numerical filing system) 

    Sistem Nomor adalah sistem penataan arsip berdasrakan kelompok masalah kemudian masing-masing masalah diberi nomor tertentu. Sistem ini disebut juga dengan sistem tidak langsung atau indirect filing system.

Keuntungan

1. Penyimpanan lebih teliti.
2. Nomor dokumen dapat digunakan sebagai suatu referensi.

Kekurangan

1. Biaya indeks dan ruangan yang digunakan.
2. Pemindahan angka-angka mengakibatkan kesalahan dalam penyimpanan.

Macam-Macam Sistem Nomor

1. Berdasarkan Nomor Dewey

    Sistem ini menggunakan sistem decimal dengan notasi angka 0-9.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Menyiapkan peralatan yang akan dibutuhkan.
2. Memeriksa berkas apakah sudah layak untuk disimpan atau belum.
3. Mengindeks yaitu melihat masalah surat dengan daftar klasifikasi nomor dewey yang telah ditentukan.
4. Mengkode yaitu dengan nomor masalah surat dan urutan surat dalah masalah tersebut.
5. Menyortir
6. Menempatkan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Menentukan kode surat yang dicari.
2. Mengisi lembar peminjaman arsip rangkap 3 untuk unit penyimpanan arsip diletakkan pada tickler file, pengganti dalam map, dan bukti bagi peminjam.

2. Berdasarkan Nomor Seri/Urut

    Sistem ini disebut juga serial numeric filing. Koresponden akan diberi nomor kode sesuai dengan urutan yang berlaku pada buku nomor. Berikut ini contoh buku nomor.

 

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Memeriksa berkas.
2. Mengindeks
3. Mengkode, beri surat sesuai dengan nomor pada buku nomor. Atau kode C (Campuran), jika jumlahnya belum mencapai 5 surat.
4. Menyortir
5. Menempatkan

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Mencari kode arsip bila telah diketahui.
2. Cari arsip sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
3. Mengisi lembar peminjaman arsip rangkap 3 untuk unit penyimpanan arsip diletakkan pada tickler file, pengganti dalam map, dan bukti bagi peminjam.

3. Berdasarkan Nomor Terminal Digit

    Sistem Terminal Digit adalah sistem penyimpanan arsipyang memakai nomor urut dalam buku arsip. Mengindeks dalam terminal digit berarti menguraikan angka, mulai dari angka paling kanan (belakang).

Prosedur Penyimpanan Arsip

1. Berkas diperiksa tanda-tanda perintah penyimpanannya.
2. Surat yang masuk dicatat dalam buku arsip.
3. Surat diberi nomor kode dan diindeks. Dilakukan dengan mengklasifikasikan nomor tersebut dalam tiga unit. Seperti gambar dibawah ini.

Klik gambar agar terlihat lebih jelas.

Prosedur Penemuan Kembali Arsip

1. Mencari kode arsip bila telah diketahui.
2. Cari arsip sesuai dengan kode nomor arsip tersebut.
3. Mengisi lembar peminjaman arsip rangkap 3 untuk unit penyimpanan arsip diletakkan pada tickler file, pengganti dalam map, dan bukti bagi peminjam.

     Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 2 "Mengelola Arsip sesuai dengan Sistem Kearsipan" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungi Blog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3