Pegawai Arsip dan Pemecahan Masalah Kearsipan

A. Asas dan Tugas Kearsipan

    Pada subbab A ini akan mempelajari tentang asas kearsipan dan tujuan kearsipan.

1. Asas-Asas Kearsipan

    Terdapat beberapa asas yang bisa dipilih oleh suatu organisasi atau kantor untuk diterapkan dalam mengelola arsip. Asas kearsipan dapat dibedakan menjadi tiga, yaitu  asas sentralisasi, asas desentralisasi dan asas gabungan atau kombinasi. Berikut adalah penjelasannya.

a. Asas Sentralisasi

• Asas Sentralisasi adalah pengelolaan arsip yang dipusatkanpada suatu unit khusus yaitu pusat penyimpanan (Priansa dan Garnida, 2013).
• Unit bawahan yang akan menggunakan arsip dapat menghubungi pusat arsip dan menggunakan sesuai dengan kebutuhan.
• Unit Sentralisasi cocok diterapkan pada organisasi yang tidak terlalu besar.
• Manfaat 
• Menghemat Ruangan dan peralatan arsip.
• Mencegah duplikasi.
• Layanan lebih baik karena perlu petugas yang terlatih.
• Memungkinkan menghemat waktu.
• Unit lain terbebas dari pemeliharaan dokumen, karena telah diurus oleh unit kearsipan; Sehingga dapat berkonsentrasi pada pekerjaan masing-masing.
• Mudah diawasi dan dijaga.
• Sistem penyimpanan arsip dapat diseragamkan walaupun dari unit yang berbeda.
• Kerugian
• Efektif dan efisien jika diterapkan pada organisasi dengan skala kecil.
• Tidak semua arsip dapat disimpan dengan satu sistem penyimpanan arsip.
• Unit yang membutuhkan arsip akan lebih lama untuk mendapatkan dokumen yang diperlukan.
• Bisa jadi letak antardepartemen saling berjauhan.
• Memungkinkan adanya publisitas masalah yang dianggap penting antara berbagai bagian organisasi.
• Sisi negatif tak adanya duplikasi, apabila hilang dokumen akan akan hilang selamanya.
• Pemakai tidak dapat mendapatan dokumen secara langsung karena harus mengikuti seragkaian prosedur.

b. Asas Desentralisasi

• Asas Desentralisasi adalah asas pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit departemen (Sukoco, 2007).
• Cocok untuk perusahaan yang kegiatannya kompleks.
• Keuntungan
• Pengelolaan arsip dilakukan sesuai dengan kebutuhan masing-masing unit.
• Kebutuhan dokumen lebih mudah dipenuhi.
• Cocok untuk informasi rahasia setiap bagian terkait.
• Penanganan arsip lebih mudah.
• Menghemat waktu dan tenaga dalam penanganan dokumen.
• Kelemahan
• Memungkinkan terjadi duplikasi arsip.
• Boros perlengkapan dan peralatan, karena harus disediakan disetiap unit kerja.
• Tidak ada petugas khusus, sehingga perlu pelatihan kearsipan bagi unit kerjanya.
• Arsip harus dimusnhkan sendiri oleh unit kerja, tentu jadi pemborosan.
• Pengawasan sukar dilakukan karena arsip tersebar diberbagai unit kerja.
• Layanan mungkin kurang memuaskan karena petugas yang menangani arsip tidak hanya bertugas mengelola arsip saja.

c. Asas Gabungan atau Kombinasi

• Asas Gabungan atau Kombinasi adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang mengombinasikan antara asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
• Untuk menghindari kekurangan atau kelemahan asas sentralisasi dan desentralisasi.
• Asas Gabungan atau Kombinasi ini lazim digunakan oleh perusahaan atau organisasi besar yang memiliki kegiatan dan pekerjaan yang kompleks.
• Kelebihan
• Menghindari duplikasi dokumen.
• Menghindari kehilangan dokumen dari kesalahan pemberkasan.
• Memungkinkan efisiensi biaya dengan pengadaan dokumen terpusat.
• Memudahkan control terhadap dokumen dengan jadwal retensidan pemusnahan.
• Kelemahan
• Penggunaan dokumen cukup sulit karena dokumen yang bertautan tidak diletakkan pada tempat yang sama.
• Kurang fleksibel karena keseragaman di seluruh unit belum ada.
• Kelemahan asas sentralisasi dan desentralisasi akan berimbas tapi dapat dihindari melalui pengelolaan yang tepat dan cermat.

2. Tugas Kearsipan

    Tujuan kearsipan secara umum adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang rencana, pelaksanaan dan penyelenggaraan keredupan kebangsaan, sserta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Tugas  Pokok Unit Kearsipan

• Menerima warkat.
• Mencatat warkat.
• Mendistribusikan warkat sesuai kebutuhan.
• Menyimpan, menata dan menemukan kembali arsip sesuai dengan sistem tertentu.
• Memberikan pelayanan bagi pihak-pihak yang memerlukan arsip.
• Mengadakan perawatan atau pemeliharaan arsip.
• Mengadakanatau merencanakan penusutan arsip dan lain-lain.

Menurut Choiriyah dalam Priansa dan Garnida (2013) unit kearsipan terdiri dari lima tugas pokok, yaitu:

• Mengatur arsip di instansinya masing-masing dengan sebaik-baiknya.
• Menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga teratur dan mudah ditemukan.
• Memelihara atau merawat arsip dengan sebaik-baiknya.
• Menyelamatkan arsip dari bahaya kemusnahan.
• Meningkatkan mutu pelayanan serta mutu pelaksanaan kearsipan.

B. Syarat Pegawai Arsip

• Tugas pengelolaan arsip bukanlah pekerjaan sederhana. Seorang pegawai arsip yang baik harus memiliki syarat-syarat tertentu.
• Macam-Macam Pegawai Kearsipan
• Agendaris (bertugas mencatat atau membukukan semua surat.)
• Petugas Arsip (pegawai yang bertugas menerima, menyimpan, mengurus, memelihara, mengawasi, serta melayani apabila arsip diperlukan.)
• Ekspeditur (pegawai yang bertugas mengatur pengiriman surat-surat yang dikirim.)
• Kurir (pegawai yang bertugas mengirim, menyampaikan, mengantar surat sesuai dengan alamat surat.)
• Petugas Pengganda (memperbanyak arsip sesuai kebutuhan.)

• Syarat Pegawai Kearsipan
• Berikut syarat petugas arsip yang baik menurut The Liang Gie (2012, 150-151).
• Ketelitian (Petugas haruslah cermat dan memiliki pengelihatan yang baik.)
• Kecerdasan (Petugas harus mempu menggunakan pikirannya dengan baik.Selain itu petugas arsip harus memiliki daya ingat yang baik, sehingga tidak melupakan suatu pokok soal yang telah ada dalam kartu arsipnya.)
• Kecekatan (Petugas harus memilikikesehatan yang baik, sehingga ia dapat bekerja secara gesit.)
• Kerapian (Petugas harus mampu menyusun kartu-kartu, berkas-berkas, dna tumpukan warkat dengan rapi agar lebh mudah dicari kembali.)

C. Pemecahan Masalah Kearsipan

• Menurut The Liang Gie (2012) :
• Sistem penyimpanan warkat  yang tepat bagi masing-masing organisasi.
• Tata penyimpanan dan pemakaian warkat.
• Penyusutan arsip secara teratur.
• Penataran pegawai arsip sehingga dapat mempraktikkan pengetahuan kearsipan yang baru dan efisien.

Berikut penjelasannya.

• Sistem penyimpanan arsip yang tepat (agar arsip dapat cepat ditemukan).
• Tata penyimpanan dan pemakaian warkat (menggunakan sarana kearsipan yang memenuhi syarat).
• Ada 4 penggolongan fasilitas kearsipan yaitu:
• Alat-alat korespondensi (Komputer, Mesin Fotokopi, Kertas, Stempel dll.)
• Alat penerimaan surat (Bak surat, Rak, Meja Tulis dll.)
• Alat penyimpanan surat setelah diarsipkan (Filling Cabinet, Lemari Arsip dan perlengkapan lain seperti ordner, folder dll.)
• Alat-alat lainnya (Ventilasi ruangan, terjaga dari serangan api dll.)
• Penyusutan arsip secara teratur (agar tudak terjadi penimbunan dan tercampurnya arsip penting dengan arsip tidak berguna yang akan dimusnahkan).
• Pegawai arsip yang memenuhi syarat (pegawai harus memiliki keterampilan khusus dalam bidang kearsipan. Disamping itu, tanggung jawab pekerjaan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya.)

    Demikian rangkuman saya kali ini mengenai bab 1 "Pegawai Arsip dan Pemecahan Masalah Kearsipan" perlu diingat rangkuman ini adalah murni rangkuman saya dari buku Kearsipan bidang keahlian bisnis dan manajemen (program keahlian administrasi) untuk SMK/MAK Peminatan (C2) XB. Mohon maaf apabila terjadi kesalahan dalam penulisan artikel ini. Selalu kunjungi Blog adinsideas.blogspot.com and Thank you <3